Marahil isa sa mga pinakamahusay na tampok na inaalok ng Smartsheet ay ang paggawa ng mga ulat ng proyekto. Ang pagpayag sa mga tagapamahala ng proyekto na magtrabaho kasama ang data mula sa iba't ibang mga sheet sa isang view ay maaaring maging isang tunay na time-saver. Gayunpaman, ang prosesong ito ay maaaring mukhang mahirap para sa mga hindi pa nakagawa ng mga ulat o nagsimulang gumamit ng Smartsheet. Kung kabilang ka sa alinman sa dalawang kategorya, napunta ka sa tamang lugar.
Sa step-by-step na gabay na ito, sasabihin namin sa iyo ang lahat ng kailangan mong malaman tungkol sa paggawa ng ulat sa Smartsheet. Aalis ka nang alam mo kung ano ang iba't ibang uri ng ulat at kung paano i-configure ang bawat isa.
Paano Gumawa ng Ulat sa Smartsheet sa isang PC?
Ang bawat matagumpay na tagapamahala ng proyekto ay kailangang malaman kung paano mahusay na mag-multitask. Ang pagsubaybay sa mga patuloy na gawain, lingguhang benta, o iba pang mga proyekto ay maaaring nakakatakot nang walang napapanahong mga ulat sa bawat isa sa mga aktibidad na ito. Ang mga ulat ay partikular na kapaki-pakinabang para sa pagsagot sa mga pangunahing tanong sa negosyo at pamamahala at pagsubaybay sa isang daloy ng trabaho.
Maaari mong i-edit, ibuod, o pagbukud-bukurin ang lahat ng data sa isang ulat. Kapag matagumpay mong nagawa ang isa, maaari mo itong ipadala, ibahagi, o i-publish sa iyong mga kasamahan o stakeholder.
Maaari kang lumikha ng dalawang pangunahing uri ng ulat sa Smartsheet desktop browser app: Row at Sheet Summary Reports.
Ang Row Reports ay agad na nag-iipon ng data ng hilera mula sa iba't ibang mga sheet. Salamat sa mga ulat na ito, maaari kang makakuha ng pangkalahatang-ideya ng lahat ng hindi kumpletong gawain, mga pagbabayad na hindi natuloy, o anumang iba pang impormasyong nakasalansan sa mga hilera.
Ang ulat ng Buod ng Sheet ay nagpapakita ng buod ng impormasyon sa field sa iba't ibang mga sheet. Ito ay isang mahusay na tool para sa pagkuha ng isang detalyadong pangkalahatang-ideya ng iba't ibang mga proyekto.
Maaari kang bumuo ng Row at Summary Reports sa Report Builder sa loob ng Smartsheet desktop browser app. Ang prosesong ito ay nagsasangkot ng ilang mga hakbang, ngunit ang mga ito ay magiging isang piraso ng cake para sa mga maingat na sumusunod sa mga tagubilin sa ibaba:
Ulat ng hilera
Hakbang 1: Paggawa ng Row Report
- Mag-log in sa iyong Smartsheet browser account sa iyong desktop.
- Mag-navigate sa Menu sign sa kaliwang sulok sa itaas ng window.
- Mag-click sa plus sign upang makapasok sa Solution Center.
- Mag-click sa "Lumikha" sa kaliwang sidebar.
- Piliin ang "Ulat" mula sa mga opsyon na ipinapakita.
- May lalabas na prompt na window na humihiling sa iyong pangalanan ang ulat at piliin ang uri ng ulat.
- Piliin ang "Ulat sa hilera" at i-click ang "OK."
Kakailanganin mo na ngayong i-configure ang iyong ulat upang magamit ito.
Hakbang 2: Pag-configure ng Row Report
Gamitin ang mga tab sa itaas na toolbar upang i-configure ang ulat ng Row. Maaari mong i-configure ang sumusunod: Source Sheets, Column to Display, Filter Criteria, Group, Summarize, Sort. Halimbawa, sa tab na Pamantayan ng Filter, maaari kang pumili ng mga kundisyon na ipapakita sa iyong ulat. Maaari kang mag-filter ayon sa mga komento, departamento, paglalarawan, itinalaga sa, at marami pang iba.
Hakbang 3: Pag-uuri ng Mga Resulta ng Ulat ng Row
Ang isang mahalagang bahagi ng paglikha ng isang row report ay ang pag-uri-uriin ang mga resulta ayon sa mga field:
- Mag-click sa seksyong "Pagbukud-bukurin" sa menu ng toolbar.
- Pumili ng field kung saan pag-uuri-uriin ang ulat.
- Piliin ang "Pagbukud-bukurin Pababa" o "Pagbukud-bukurin Pataas" kung paano mo gustong ayusin ang mga resulta.
Kung gusto mong magdagdag ng higit pang pamantayan sa pag-uuri, mag-click sa opsyong "Pagbukud-bukurin ayon sa isa pang column." Maaari mong ayusin ang mga resulta ng ulat nang hindi hihigit sa tatlong field.
Paano Gumawa ng Ulat sa Smartsheet iPhone App?
Hinahayaan ka ng Smartsheet iPhone app na i-access at i-edit ang impormasyon sa lahat ng available na sheet at ulat. Ito ay maaaring maging isang tunay na lifesaver kapag wala ka nang wala ang iyong computer, at nakakakuha ka ng isang hindi nakaplanong gawain sa pagsasaayos ng data na kailangang gawin kaagad.
Gayunpaman, hindi pinapayagan ng Smartsheet mobile app ang mga user na gumawa ng mga bagong ulat. Gaya ng inirerekomenda sa kanilang website, pinakamahusay mong gamitin ang app na may mga dati nang na-set up na ulat o sheet. Dapat mong gamitin ang desktop na bersyon upang mag-set up ng ulat o bumuo ng automation, maglapat ng mga formula, at iba pang administratibong pagbabago. Maaari kang gumawa ng mga pagbabago sa mga column sa iyong telepono kung isa kang Admin o May-ari ng sheet.
Paano Gumawa ng Ulat sa Smartsheet Android App?
Ang pagkakaroon ng access sa mga ulat ng Smartsheet sa iyong Android device ay maaaring nakakagulat na maginhawa, lalo na kapag ang iyong computer ay hindi maabot. Sa kasamaang palad, hindi pa rin sinusuportahan ng Smartsheet Android app ang paggawa ng mga bagong ulat.
Maa-access mo ang lahat ng ulat sa iyong workspace anumang oras gamit ang iyong Android device. Maaari mo ring i-edit ang mga column kung ikaw ang May-ari o Administrator ng ulat. Pinakamabuting gawin ang paggawa ng mga bagong ulat, sheet o pagtatrabaho sa anumang pagbabagong pang-administratibo sa desktop na bersyon ng Smartsheet.
Paano Gumawa ng Buod ng Ulat sa Smartsheet?
Ang paggawa ng ulat ng buod ay nagbibigay-daan sa mga koponan na makaipon ng mga partikular na field ng buod mula sa iba't ibang mga sheet sa isang lugar. Ang paggawa nito ay nagbibigay-daan sa lahat na makita ang mahalagang impormasyon at data sa isang view sa antas ng portfolio. Madali mong pagsamahin ang data sa mga pangkat, ibuod ang impormasyon sa pamamagitan ng paglalapat ng mga function, at marami pang iba.
Narito ang dapat mong malaman bago gumawa ng buod ng ulat sa Smartsheet:
- Ang mga field ng buod sa lahat ng mga sheet na pinaplano mong isama ay kailangang pangalanan nang pare-pareho. Ibubukod ng app ang impormasyon para sa isang partikular na buod kung mayroong kahit kaunting pagkakaiba sa spacing o spelling.
- Gamitin ang parehong mga uri ng field para sa lahat ng mga buod na nag-iipon ng parehong data. Gusto mong magkaroon ng format ng currency ang lahat ng column kung pinagsasama-sama mo ang impormasyon ng pera, halimbawa. Makakatulong ito na lumayo sa mga duplicate na column ng ulat. Kung ang ilang mga field ay mga numero lamang, at ang iba ay mga pera, magkakaroon ka ng dalawang column - isa para sa bawat uri ng field.
Narito kung paano gumawa ng buod ng ulat sa Smartsheet:
- Ilunsad ang Smartsheet app sa iyong desktop browser.
- Tumungo sa Menu Bar sa kanang sulok sa itaas. Ito ang menu na may tatlong pahalang na linya.
- Piliin ang "Solution Center," na itinatampok bilang plus sign.
- Mag-click sa pindutang "Iulat".
- Makakakita ka ng prompt na humihiling sa iyong pangalanan ang ulat at pumili ng uri ng ulat.
- Piliin ang opsyong “Sheet Summary Report”.
- Pindutin ang "OK."
- (Opsyonal, maaaring gawin sa ibang pagkakataon) Sa seksyong "Source Sheets," piliin ang mga source sheet na may mga field ng buod ng sheet na gusto mong isama.
- (Opsyonal, maaaring gawin sa ibang pagkakataon) Sa ilalim ng "Mga Field na Ipapakita," tukuyin ang mga column na ipapakita. Ito ang mga field ng buod na gusto mong idagdag.
Maaari mong idagdag ang ulat ng buod ng sheet nang direkta sa iyong dashboard gamit ang widget ng ulat. Maaari mo ring i-visualize ang data ng ulat sa mga chart o graph at gawing mas madali para sa iyong mga kasamahan na ma-access ang impormasyon.
Upang gumawa ng portfolio view ng lahat ng kasamang data, kailangan mong tukuyin kung anong impormasyon ang kukunin sa ulat ng buod. Magagawa mo ito sa pamamagitan ng pag-navigate sa mga setting ng toolbar:
- Source Sheets: Tukuyin kung aling sheet at buod ng sheet ang isasama sa ulat.
- Mga Column na Ipapakita: Piliin ang field ng buod na isasama sa ulat.
- Pamantayan ng Filter: Magtakda ng mga parameter para sa impormasyong ipinapakita sa ulat.
- Pangkat: Ayusin ang mga hilera sa pamamagitan ng pagpapangkat ng magkatulad na data sa mga lohikal na pag-uuri.
- Summarize: I-extract ang pangunahing impormasyon ng ulat.
- Pagbukud-bukurin: Piliin kung paano pagbukud-bukurin ang data ng buod ng ulat.
Para ilapat ang lahat ng pagbabagong ito, i-click ang “I-save” sa kanang sulok sa itaas ng window ng app. Makikita mo pagkatapos ang lahat ng impormasyong nakatugon sa pamantayang pinili sa itaas.
Paano Gumawa ng Ulat sa Katayuan sa Smartsheet?
Ang mga ulat sa status ay nakakatulong sa pagbubuod ng pangkalahatang pag-unlad ng proyekto, at ang kanilang pangunahing layunin ay panatilihing may kaalaman ang lahat tungkol sa mga patuloy na pagbabago at mga potensyal na panganib o mga hadlang. Sa kabutihang palad, ang Smartsheet ay may napakaraming libreng template na magagamit mo upang lumikha ng isang detalyadong ulat ng katayuan. Maaari mong mahanap ang mga ito sa pahinang ito.
Maaari ka ring lumikha ng iyong sariling ulat sa katayuan at tumingin lamang sa mga template para sa inspirasyon. Narito ang ilan sa mga pangunahing seksyon na dapat mong isama sa iyong ulat sa katayuan:
- Pangalan ng proyekto. Dito mo isusulat ang pangalan ng proyekto. Dapat ay sapat na malinaw ang pangalan para sa lahat ng stakeholder na maaaring tumingin sa ulat ng status.
- Tagapamahala ng proyekto. Pangalan ng taong namamahala sa proyekto.
- Panahon ng Proyekto. Ang tagal ng panahon na saklaw ng proyekto.
- Petsa ng Pagkumpleto. Dapat mong isulat ang takdang petsa ng proyekto dito. Kung walang eksaktong takdang petsa, maaari mong isulat ang tinantyang isa.
- Badyet. Ano ang katayuan ng badyet ng iyong proyekto? Dito ka papasok kung ito ay nasa target o hindi.
- Iskedyul. Dito mo isusulat ang katayuan ng iskedyul ng iyong proyekto. Mayroon bang anumang mga hadlang sa kalsada, o nasa track ba ang lahat sa ngayon?
- Kalidad. Dito maaari mong ipasok kung ang proyekto ay matagumpay o nakasandal sa isang panganib.
- Saklaw. Isulat ang saklaw ng proyekto at kung ang una ay masyadong malaki o maliit.
- Mga panganib. Sumulat tungkol sa lahat ng mga panganib na naharap sa iyong proyekto. Ano na ang status nila ngayon?
- Mga hadlang sa daan. Banggitin ang anumang iba pang mga hadlang sa kalsada na maaaring makagambala sa iyong proyekto.
Ang mga seksyong ito ay magiging higit pa sa sapat upang lumikha ng isang malinaw na ulat na sumusubaybay sa lahat ng mga yugto ng mga tagumpay ng isang proyekto.
Paggawa ng Ulat sa Smartsheet
Ang paggawa ng mga ulat upang subaybayan ang pag-unlad ng proyekto ay mahalaga para matiyak ang isang detalyado, siksik, at nakakatipid sa oras na daloy ng trabaho. Sa pamamagitan ng pagsasama-sama ng data mula sa maraming sheet sa isang portfolio view, madali mong maibabahagi ang pangunahing impormasyon sa mga stakeholder. Sa Smartsheet, magagawa mo iyon. Sana, pagkatapos basahin ang aming gabay, maaari kang lumikha ng mga ulat sa Smartsheet nang mag-isa.
Aling uri ng ulat ang nakikita mong partikular na kapaki-pakinabang para sa pamamahala ng proyekto? Ibahagi ang iyong mga saloobin at karanasan sa seksyon ng mga komento sa ibaba.